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災害・コロナ関連トピックス

2020/11/11   コロナ関連   災害・コロナ関連トピックス  

コロナ対応Q&A(労務編) 在宅勤務における諸費用の負担

1 設問

当社ではこのたび在宅勤務を取り入れました。急を要したため、これまでは取りあえず社員自身のスマホやパソコンを使ってもらっていたのですが、今後も在宅勤務を行うことがあると思うので、体制を整えたいと思います。購入費用や通信費用等の諸費用についてはどのように取り決めればよいでしょうか。

2 回答

(1)費用負担については就業規則上で定めておく必要があります。

今回の新型コロナウイルスの感染拡大にあたって、在宅勤務を導入した企業は規模の大小を問わず多く見られます。しかし、在宅勤務を導入するにあたって必要な取り決めをする暇がなく事実上対応してきた企業がほとんどでしょう。このため、社内オンライン会議用に自腹でウェブカメラを買った、スマホ用三脚を買った、通信費が高額になった等、社員側が思わぬ出費をしたケースもみられます。

労働基準法89条5号は、「労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項」を就業規則に記載しなければならないと定めています。このため、本来、在宅勤務において社員個人が所有するスマホやパソコン等を業務に使用する場合、その費用を社員に負担させるには就業規則に定めを置かなければなりません。

 

(2)どのような定めを置くべきか、会社がどこまで負担すべきかは、業務内容により異なることも考えられ、現時点では、何について何割負担とすべきかの明確な指針はありません。

一般的にスマホやパソコンはプライベートでも使用するものであり、もともと所持していたものに対しては特段の負担を要しないでしょう。しかし、適当な機器を所持していない者に対する購入費用の支出や、買替費用等は想定されます。このような場合の費用について、スマホやパソコンを業務に用いる程度を考慮の上、どのような割合で会社負担とすべきかを協議し取り決める必要があります。限度額を設定しておくのも有用でしょう。事前申請制とする場合には、その申請手続きについても取り決めて周知するべきと考えられます。

社内オンライン会議用のウェブカメラや三脚等については、物品そのものを支給ないし貸与することが検討されるべきとも考えられます。

通信費については、会社が貸与する機器であれば、会社負担とすることが考えられます。他方、個人が所有しプライベートでも利用する機器であれば、一次的には社員負担としたうえで在宅勤務手当の支給といった形で会社負担分を支払うのが合理的でしょう。

水道光熱費については、社員負担とすることが多く見られますが、在宅勤務手当の支給額を決めるうえで考慮することが考えられます。

在宅勤務規程については、厚労省が就業規則作成の手引き(※)を公表していますのでこちらの第14条~第15条の3(p21~23)もご参照ください。

※厚労省「テレワークモデル就業規則~作成の手引き~」https://www.tw-sodan.jp/dl_pdf/16.pdf。

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